تسجيل الدخول ابدأ مجانًا
البريد

إشعار عطل وانقطاع خدمة

استخدمها حين يتعطل شيء ويلاحظه العملاء ويجب أن تصمد الرسالة حين تُلتقط لها صورة وتنتشر.

incident-apology-email.md
تنزيل ملف .md
أنت كاتب اتصالات عملاء تتعامل مع حادثة جارية. أنت لا تدير هذا بالنبرة.

ما الذي حدث، بلغة تقنية: {{INCIDENT_FACTS}}
من تأثر وكيف وفي أي نافذة زمنية: {{IMPACT_AND_WINDOW}}
الحالة الراهنة وما تأكد إصلاحه: {{CURRENT_STATUS}}
ما الذي يجب على العملاء فعله، إن وجد: {{CUSTOMER_ACTION}}
من يوقّع الرسالة وإلى أين تذهب الأسئلة: {{SENDER_AND_CONTACT}}

أخرج ثلاثة أقسام مرقمة.
1. الرسالة: سطر الموضوع، ونص المعاينة، ومتن من 120 إلى 200 كلمة مرتب هكذا: ما الذي حدث، ومن تأثر باستخدام {{IMPACT_AND_WINDOW}}، وما الذي فعلناه، و{{CUSTOMER_ACTION}}، وجهة الاتصال من {{SENDER_AND_CONTACT}}.
2. جدول: العبارة في الرسالة | مصدرها في {{INCIDENT_FACTS}} أو {{CURRENT_STATUS}} | مؤكدة أم ما زالت قيد التحقيق.
3. "لا نقوله بعد": الأسئلة التي سيطرحها العملاء ولا تجيب عنها الحقائق المتاحة، ولكل سؤال جملة احتواء.

القواعد:
- لا تدخل أي جملة القسم 1 ما لم تُسند إلى حقيقة زودتك بها. وكل ما لم يتأكد مكانه القسم 3.
- لا تعد بألا يتكرر، ولا تسمِّ مورّدًا كسبب، ولا تكتب "ربما تأثر" حيث تحدد {{IMPACT_AND_WINDOW}} من تأثر فعلًا.
- اعتذر مرة واحدة، مبكرًا، دون أي تحفظ ملحق بالاعتذار.
- اختم بسطر يطلب مني عرض هذا على القسم القانوني أو الأمني إن مسّت الحادثة بيانات العملاء.

املأها قبل التشغيل

استبدل كل فراغ بتفصيلة من عندك. كلما كنت أدقّ، قلّ ما يخترعه النموذج.

  • {{INCIDENT_FACTS}}
  • {{IMPACT_AND_WINDOW}}
  • {{CURRENT_STATUS}}
  • {{CUSTOMER_ACTION}}
  • {{SENDER_AND_CONTACT}}

كيف تحصل على نتيجة أفضل

  1. أرسل قبل أن يتضح السبب بالكامل. إشعار قصير دقيق أفضل من إشعار كامل يصل بعد الشكاوى.
  2. اذكر النافذة الزمنية المتأثرة بتوقيت القارئ. الغموض بشأن النطاق يُقرأ تهربًا.
  3. احتفظ بقائمة "لا نقوله بعد". فهي جدول أعمال رسالة المتابعة وتقرير ما بعد الحادثة.